知っておきたいマンションの管理会社の変更に伴う手続き

マンションは区分所有者で構成される管理組合によって維持・管理されていますが、実際の管理事務は管理会社に委託しています。通常は新規購入時に既に会社は決まっていますが、その会社にずっと管理を任せ続けなければいけないという決まりはありません。管理を委託できる会社はたくさんあり、費用やサービスの質も違います。変更することで費用が抑えられサービスの質が上がるなどのさまざまなメリットを享受できるようになります。しかし、委託会社を変えるためには適切な手順を踏む必要があります。手順を間違えればトラブルになりかねません。契約内容を無視して手続きを進めると余計な費用がかかる時もあります。では、スムーズに手続きをするためにはどのような手順を踏めば良いのでしょうか。そして何に注意しなければならないのでしょうか。

マンションの管理会社を変更する手順

管理を委託している会社を変えたいと思っても実行するにはルールを守り適切な手順を踏まなければなりません。法律や管理規約を無視して行うことはできないので注意が必要です。まず、現在管理を委託している会社に不満があればその原因を明確にしなければなりません。なんとなく気に入らないなどの理由では会社を変えたとしても良くなるとは限りません。原因の明確化は新会社を選ぶ時の基準にもなります。次に理事会で問題点を整理して、現在の会社に改善要求を出します。改善が見られない場合は新しい委託会社を決めるために複数の会社に見積を依頼して1社に絞り込みます。最終決定をするために臨時総会を開き、参加者の過半数の賛成をもって可決されます。法律では臨時総会で内定会社から重要事項説明が行われなければならないとされているので注意が必要です。総会で承認が得られたら今の会社に解約通知します。その後、新会社と契約を結び、管理の引き継ぎを行っていくという流れになります。

マンションの管理会社を変更する時の注意点

まず注意したいのは新旧会社間の引き継ぎです。引き継ぎは設備管理、会計管理、各種書類や共有部の鍵の管理があります。この引き継ぎが十分でないとその後の管理に支障がでるので、必ず理事会の立ち会いのもとで行いましょう。また、管理組合と管理会社の間で特別な取り決めがされていることもあります。マンション管理は国土交通省の指導にしたがって行われるので、基本的には会社によって大きな違いはありませんが、特別な約束事も含めてしっかりと引き継いでもらう必要があります。解約条件の確認も怠ってはいけません。管理契約を行う際に解約の事前通知期間が契約書に明記されています。また、中途解約についての条件が記載されている場合もあります。事前に契約書を確認しておくことが大切です。